O prazo para as empresas solicitarem a opção pelo Simples Nacional em 2027 termina em 30 de setembro. A mudança é inédita: pela primeira vez o pedido, que antes era feito no mês de janeiro do ano vigente, ocorre em setembro do ano anterior. A Receita Federal também orienta que as empresas verifiquem previamente eventuais pendências fiscais e cadastrais que possam impedir o ingresso no regime.

A mudança no calendário acaba colocando uma questão prática no radar de pequenos negócios: quando é preciso conferir uma pendência ou recuperar o histórico de uma operação, a empresa consegue encontrar rapidamente os documentos que precisa? Isso porque notas fiscais, comprovantes de pagamento, certidões e outros registros podem estar espalhados entre e-mails, computadores, sistemas, pastas físicas e arquivos encaminhados ao contador.

Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security e especialista em transformação digital, a organização informal costuma funcionar apenas quando a informação precisa ser compartilhada com um número reduzido de pessoas.

“Enquanto é só o dono ou um funcionário cuidando de tudo, o método informal funciona porque existe uma memória viva do que foi guardado e onde”, afirma. O problema, segundo ele, aparece quando a empresa cresce ou quando alguém deixa o negócio e leva consigo esse conhecimento.

Um mês por ano procurando informação

Segundo pesquisa feita pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. O levantamento também aponta que colaboradores dedicam, em média, duas horas por dia à busca por documentos que se perdem entre diferentes departamentos.

Na prática, o problema não é necessariamente a ausência do arquivo, mas o tempo necessário para encontrá-lo. “Ter o documento não é o mesmo que conseguir acessá-lo quando ele é necessário”, resume Carvalho.

Entre os registros que mais podem gerar dificuldade estão documentos fiscais e financeiros, como guias de recolhimento, comprovantes de pagamento, certidões e notas antigas. Além de estarem dispersos, os arquivos podem ter diferentes períodos de guarda. Notas fiscais e documentos tributários, por exemplo, têm exigências de conservação, enquanto comprovantes relacionados ao FGTS podem demandar períodos mais longos.

Digitalizar só resolve quando há processo e método

Para Carvalho, colocar os documentos no computador ou na nuvem é apenas uma das etapas para uma organização eficiente. “Se esses arquivos forem ‘jogados’ numa pasta genérica, sem nome padronizado, sem classificação e sem indexação, a dificuldade de encontrar o documento continua praticamente a mesma”, explica.

O primeiro passo, segundo o especialista, é mapear o que a empresa produz e recebe, identificar onde cada documento está e definir uma estrutura única de armazenamento.

Aspectos como dependência de uma pessoa para localizar arquivos, a existência de versões diferentes do mesmo documento e o tempo excessivo gasto em buscas são sinais de que a organização manual já não acompanha o volume de informações do negócio.